Lähtökohtana ovat yhdistyksen säännöt. Yhdistyslain 17 §:n mukaan ”säännöissä voidaan määrätä, että kokoukseen voidaan säännöissä mainituilla edellytyksillä osallistua myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.” Joka tapauksessa yhdistyksen kokoukselle on aina oltava aika ja paikka. Lisäksi etäkokous edellyttäisi mainintaa asiasta yhdistyksen säännöissä.
Yhdistyslaissa ei ole omia säännöksiä koskien kokouksen ajankohdan siirtämistä. Näin toimiessaan yhdistyksen on huomioitava yhdistyslain 39 § vahingonkorvausvelvollisuudesta.
Olympiakomitea suosittelee kevätkokouksen siirtoa
Koronavirustilanteessa perinteisen kokouksen järjestäminen ei ole millään tavoin suositeltavaa. Sääntömääräinen vuosikokous on kuitenkin pidettävä, jos yhdistyksen säännöt niin määräävät (yhdistyslaki 20 §). Vallitsevassa tilanteessa vaihtoehdoiksi jäävät käytännössä etäkokous ja kokouksen siirtäminen. Molempiin ratkaisuihin sisältyy lain mukaan vahingonkorvausvelvollisuuden riski, jonka kuitenkin olettaisi urheiluseurojen tapauksessa olevan hyvin vähäinen. Olympiakomitea suosittelee kokouksen siirtämistä.
– Suomen Olympiakomitean suositus on, että sääntömääräinen kokous voidaan siirtää säännöissä määrättyä aikaa myöhemmäksi, jos sen pitämisen arvioidaan aiheuttavan terveydelle vaaraa. Suosituksen lähtökohta on se, että terveyden suojaaminen on vahvempi arvo kuin yhdistyksen sääntöjen määräys kokouksen pitoajasta. Lisäksi yhdistysdemokratian näkökulmasta ei ole perusteltua järjestää kokousta sellaisena ajankohtana, jolloin jäsenet eivät faktisesti voi edes osallistua kokoukseen.
– Etäyhteyden käyttäminen kokouksessa vaatii aina sääntökirjauksen eli jos sitä ei ole, kokousta ei voi järjestää etäyhteyksillä.
Olympiakomitean ohjeistuksessa myös huomautetaan, ettei yhdistyksen sääntömääräisissä asioissa yleensä ole sellaisia, jotka ehdottomasti edellyttäisivät päätöksentekoa säännöissä määriteltynä aikana. Esimerkiksi tilinpäätöksen vahvistamisesta säännöissä määrättyä aikaa myöhemmin ei pääasiallisesti koidu haittaa yhdistyksen toiminnalle.
Aihetta on käsitelty kattavasti myös SOSTEn (Suomen sosiaali ja terveys ry) nettisivuilla.
Kaikki edellä mainitut ohjeistukset koskevat yhdistyksen vuosikokouksia eli sääntömääräisiä kokouksia. Esimerkiksi hallituksen kokoukset voi hyvin järjestää etäyhteyksillä.
Pesäpalloliiton kevätkokous siirtyy
Pesäpalloliitto on tehnyt päätöksen kevätkokouksensa ajankohdan siirtymisestä. Kevätkokous kokoontuu myöhemmin ilmoitettavana ajankohtana kesäkuun loppuun mennessä.
